En la actividad cotidiana de las muchas parroquias, entidades, delegaciones o secretariados que componen la estructura diocesana va generándose una abundante documentación, testigo objetivo de su hacer.
Pero... ¿debemos guardar todos esos documentos?; ¿cuáles?; los que deben conservarse ¿cómo hemos de hacerlo?; los trabajos en soporte informático ¿son archivables?, ¿tienen carácter oficial?; los documentos de archivo ¿han de dejarse a todo aquél que los solicite?... Son tantos los interrogantes que diariamente se suscitan que, sin unas directrices claras y conjuntas, cada cual les da una solución distinta y no siempre la más correcta.
Conscientes de ello hemos creado la presente Normativa, estableciendo como nuestros principales objetivos:
Con esta intención ofrecemos las siguientes Normas de aplicación en nuestra Diócesis de San Sebastián.
Entiéndase por Archivo:
1 Consciente de la importante función que cumplen los archivos eclesiales como testigos y depositarios de la memoria de la Cristiandad, el Código de Derecho Canónico (1983) can. 486 - § 1 y 2, can. 491 - § 1 y 2, can. 1284 - § 2, nº 9º) promueve la conservación de los documentos según criterios científicos y archivísticos. Más modernamente, la Comisión Pontificia para los Bienes Culturales de la Iglesia, en su Carta Circular La función pastoral de los Archivos eclesiásticos (1997), pp. 17, 46-48 y 58, pone de manifiesto la importancia de la conservación documental en los archivos eclesiales como depositarios de la "memoria de las comunidades cristianas" (p. 17).
2 Reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles (1976), art. 2.8.5, p. 16.
3 La Comisión Pontificia para los Bienes Culturales de la Iglesia, en su Carta Circular La función pastoral de los Archivos eclesiásticos (1997), p.49, destaca la importancia del local, que debe ser adecuado en cuanto a sus condiciones de temperatura, humedad, seguridad (contra incendios y robos principalmente) y vigilancia.
4 El Reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles (1976), p. 21, considera, en su art. 3.3.3. al préstamo de documentos un carácter de excepcionalidad. 5 Reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles (1976), p. 17, art.3.1.6. En nuestra Comunidad Autónoma Vasca, la ley 7/1990 de Patrimonio Cultural Vasco, de 3 de julio, en su art. 60 considera documentación histórica aquélla con una antigüedad superior a los 50 años. La ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español, de 25 de junio, en su art.49.3 establece el límite en 40 años.
5 Reglamento de los Archivos Eclesiásticos Españoles (1976), p. 17, art.3.1.6. En nuestra Comunidad Autónoma Vasca, la ley 7/1990 de Patrimonio Cultural Vasco, de 3 de julio, en su art. 60 considera documentación histórica aquélla con una antigüedad superior a los 50 años. La ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español, de 25 de junio, en su art.49.3 establece el límite en 40 años.
6 El canon 535 del Código de Derecho Canónico (1983) regula la obligatoriedad y especificidades de este tipo de Archivo.
7 El canon 535 § 3 del Código de Derecho Canónico (1983) remarca este hecho señalando que "los certificados que se refieren al estado canónico de los fieles, así como también las demás actas que puedan tener valor jurídico, deben llevar la firma del párroco o de su delegado, y el sello parroquial."